Ja nie wiem, skąd to się bierze. Na co dzień jesteście ludźmi twardo stąpającymi po ziemi. Wiedzącymi, ile wydajecie miesięcznie na opłaty, zakupy paliwo i inne przyjemności. Skąd zatem bierze się w Was ten optymistyczny „wariat” gdy planujecie budżet weselny?
Nagle „siano nie gra roli” i „jakoś to będzie” jest najczęściej używanymi sformułowaniami.
Optymistycznie zakładacie kwotę X, a potem rzeczywistość brutalnie weryfikuje rubrykę pt „ile kosztuje wesele” w Waszym Excelu.
Już podpisanie umowy z salą weselną pokazuje, że gdzieś nie doszacowaliście. A skąd to niedoszacowanie się bierze? Zerknijcie na pułapki zastawione na Was na każdym kroku.
Koszty wesela, o których nikt Wam nie powie (a powinni!)
Bo one robią kwotę końcową…
1. Korkowe i talerzykowe – ukryte potwory z menu
Znacie to powiedzenie: „diabeł tkwi w szczegółach”? A kojarzycie takie haftowane makatki, które wisiały nad stołami naszych babć i prababć? Takie z mądrymi przesłaniami? Otóż, przy planowaniu ślubu i wesela, zdanie powyżej powinno być Waszym mottem wyhaftowanym na płótnie i powieszonym nad biurkiem. Bo ukryte koszty wesela, naprawdę, są wypisane małym drukiem i z maleńką gwiazdką.
Zdaję sobie sprawę, że wpisując w budżet „koszty sali” – zwykle bierzecie pod uwagę cenę „talerzyka” na wesele i / lub poprawiny, mnożycie przez liczbę zaproszonych i jesteście szczęśliwi, że mieścicie się w budżecie.
Z niespodziankami możecie zetknąć się nieco później, jak opadną emocje i doczytacie (podpisaną naprędce) umowę. Dodatkowe opłaty najczęściej spotykane w lokalach to „korkowe” i „tortowe”. Te piękne nazwy znaczą tyle, że Wasz budżet na „dzień dobry” dostaje mocny cios w szczękę.
Bo to, że chcecie mieć tort z fancy cukierni, albo macie ulubiony gatunek alko, który chcecie zaserwować na imprezie życia, powoduje, że niektórzy właściciele sal zacierają dłonie i liczą już hajs jak Sknerus McKwacz. Opłata za otwarcie każdej butelki, czy pokrojenie Waszego tortu, mogą zamienić budżet weselny w horror.
2. Noclegi i logistyka gości, czyli transportowy ból głowy i portfela
Marzycie, że będziecie mieć sielskie wesele w stodole. Całkowicie na odludziu, w spokojnej okolicy, bez tłumów i z pięknymi widokami. Już czujecie ten wiaterek na twarzy, rosę na trawie i słyszycie szumiące kłosy zbóż.
Cudowna atmosfera, którą uwielbiam. Ale! Pamiętajcie, że odludzie oznacza: LOGISTYKĘ. Ktoś tych gości musi dowieźć i odwieźć w środku nocy. Gdzieś trzeba położyć gości spać. Noclegi i transport (nawet tylko dla najbliższych), rzadko lądują na pierwszym miejscu arkusza Excel, a tworzą dość „grube” okienko kosztowe. Jeden kurs busem to może być rząd wielkości 500 zł, ale jeśli tych kursów będzie kilka – robi się parę tysięcy. Jeśli dojdą do tego pokoje – będzie kolejne kilka tysiaków. Dlatego dobrze jest zastanowić się, czy naprawdę chcemy / musimy zapewnić gościom noclegi i transporty, czy to jest raczej fanaberia?
Dużo łatwiej jest zorganizować uroczystość w mieście, tam skomplikowana logistyka odpada. Są taksówki, autobusy, tramwaje (w Warszawie nawet metro) i mnóstwo hoteli na każdym kroku. Odpowiedzcie sobie zatem na pytanie: na czym Wam zależy najbardziej i ułóżcie to w arkuszu kalkulacyjnym. Bo planowanie weselnego budżetu to sztuka kompromisów i umiejętność bycia asertywnym. A koszty organizacji wesela potrafią rozciągnąć się, jak z gumy. Szkoda że portfele raczej nie idą w tę stronę.
3. Detale, które robią różnicę (i czyszczą konto)
„Ojej, jakie tanie zaproszenia!” – przyznać się, kto choć raz tak pomyślał, patrząc na cenę jednostki? A potem pomnożył razy 100 i zaczął szukać zaproszeń „nie za miliony” na ślubnych grupach na Facebooku? Same zaproszenia to w sumie „pikuś”. Do kosztów papeterii doliczcie jeszcze tablicę usadzenia gości, winietki dla każdego, menu – z paru złotych robi się kilka setek a czasem nawet tysięcy. Prezenciki dla gości – niby 5 zł za sztukę, pomnożone przez liczbę gości robią kwotę, itd, itd. Dobra rada ode mnie: robiąc kalkulator opłat weselnych, patrzcie zawsze na całość, nie na jednostkowe ceny.
4. Haracz za wolność, czyli dodatkowe opłaty weselne za zewnętrznych podwykonawców
Część obiektów (o dziwo zazwyczaj są to te „bardziej tradycyjne” miejsca, gdzie trąci myszką lub właściciele nie rozumieją współczesnego świata) nie lubi, jeśli chcecie na ich teren wprowadzić kogoś „obcego”. Nieznany im bliżej DJ? Fotograf, który robi mega reportaże, ale nie jest znany właścicielom? Modny barman, robiący fajne drinki a nie tylko whisky z colą? Nie, nie, nie. Nie chcemy tu intruzów. Jeśli upieracie się na któregoś z nich, musicie zapłacić. Ile? To zależy, zazwyczaj od kilku setek do kilku tysięcy. Taki haracz. Oficjalny powód? Koszty organizacyjne i ryzyko. Nieoficjalnie? Brak prowizji od polecanego usługodawcy. Takie życie. Czytajcie dobrze umowy!
5. Godziny montażowe, czyli czas to pieniądz
Jeśli planujecie skomplikowane logistycznie wesele, z wieloma usługodawcami, światłem, sceną dla zespołu, skomplikowanymi podwieszeniami dekoracyjnymi – koniecznie dopytajcie o możliwość montażu dzień wcześniej. I tu niespodzianka – mimo, że sala (teoretycznie i praktycznie) jest wolna – żeby z niej skorzystać – musicie zapłacić 🙂 Kwoty są różne, nie skłamię, jeśli powiem, że raczej trzy zera na końcu to minimum. Bo, przecież, czas to pieniądz! Demontaże, które zaczną się dopiero o 10? No way, chyba, że za hajs… Jak chcesz gratis, to demontaż musi się zacząć od razu po zakończeniu przyjęcia i skończyć zanim kelnerzy sprzątną wszystkie brudne kieliszki…
PS tylko raz w zawodowym życiu, spotkałam się z salą, gdzie mogliśmy się montować już od czwartku i nikt nie wziął od nas ani złotówki…
Jakie inne, dziwne i ukryte koszty organizacji wesela spotkałam na salach?
- opłata za sprzątanie toalet
- opłata za papier toaletowy w toaletach (tak! W XXI w. płacimy za papier do d.py)
- „miejscowe” dla barmanów
- opłata za lód do coolerów
- opłata za odpalenie klimy i gniazdo „siłowe” dla zespołu
- opłata za zapalenie ozdobnych żarówek na suficie
- opłata za jedzenie wystawione w bufety
- opłata serwisowa – czyli % od całości
- opłata za możliwość zorganizowania ceremonii plenerowej w miejscu przeznaczonym na ceremonię plenerową
I kilka innych, których nie pamiętam, ale były tak samo absurdalne.
Budżet weselny krok po kroku. Jak nie zwariować?
Planujcie wesele jak profesjonaliści. Ogarnijcie weselny budżet, jak ninja księgowości. Niech kalkulator weselnych wydatków doda Wam mocy.
1. Ustalcie kwotę maksymalną i… odejmijcie od niej 15%. To będzie Wasz bufor bezpieczeństwa i poduszka finansowa na nieprzewidziane (będą, będą…) wydatki. Wiem, że zupełnie nie zdajecie sobie sprawy z jakimi kosztami się zetkniecie. To naturalne, bo organizacja wesela to pewnie Wasz debiut. Na dziś, przyjmijcie (bardzo, bardzo) przybliżoną wartość – 1000 zł na każdego gościa. To powinno wystarczyć, przy założeniu, że nie będziecie szaleć i Pinterest ani insta rolki Was nie omotają. Raczej w tej kwocie nie zmieścicie noclegów i transportów.
2. priorytety. Co jest dla Was najważniejsze? Jeśli chcecie, żeby jedzenie i muzyka były petardą, a dekoracje czy atrakcje to zbytek – zainwestujcie tam, gdzie robicie klimat. Nie musicie mieć wszystkiego, co widzicie na instagramie. Serio.
3. Czytanie umów. Każda umowa i każdy ślubny usługodawca powinien być prześwietlony pod kątem dodatkowych kosztów (nadgodziny DJ-a, montaż dekoracji dzień wcześniej, dodatkowe godziny pracy foto i video etc). Rozumiem, że się na tym nie znacie, wiem też, że oddanie umowy do opiniowania przez prawnika kosztuje. Wiem, że ja też bym wzięła od Was za to kasę. Ale serio… żyjemy w świecie AI, czatów, internetu. Wrzućcie tę umowę do czata, zapytajcie o pułapki, o zapisy i klauzule niedozwolone w umowach z konsumentami, o skutki ew zerwania takiego kontraktu. Nawet, jeśli czat nie jest prawnikiem, wyrzuci Wam najpewniej kilka jak nie kilkanaście punktów do poprawy. Oczywiście każdą uwagę podaną przez AI należałoby sprawdzić u źródła, niemniej nie podpisujecie cyrografu własną krwią, a jeśli zobaczycie czerwone flagi – to może się nad nimi zastanowicie, zanim, wpadniecie w weselną euforię.
Architekci Przyjęć – Wasz ślubny „control freak” budżetowy
Organizacja wesela to nie tablice inspiracji na Pinterest. To przede wszystkim twarda matematyka, negocjacje i pilnowanie terminów (przepraszam, jeśli uraziłam wszystkich multimiliarderów, którzy to czytają). Jeśli na myśl o tworzeniu arkuszy kalkulacyjnych, porównywaniu ofert, pilnowaniu wydatków – dostajecie gęsiej skórki – jesteśmy tu aby Wam pomóc. Ja i moi Architekci 🙂
Jako doświadczona wedding planner, dokładnie wiem, gdzie można zaoszczędzić, bez straty na jakości. Wiem też, gdzie zupełnie nie warto ciąć kosztów. Znam realia rynkowe i dbam o budżety kilku / kilkunastu Par jednocześnie. Jestem więc zupełnie na bieżąco. Budżet weselny nie ma dla mnie tajemnic 🙂
Chcesz dobrze zaplanować budżet weselny i spać spokojnie? Bez niespodzianek i wpadek finansowych? Skontaktujcie się ze mną – poukładajmy te klocki razem!
A może ten wpis uruchomił w Waszych głowach jakieś wspomnienia z dziwnymi opłatami, jakie mieliście w umowach albo ponieśliście w związku z organizacją wesela? Koniecznie podzielcie się nimi w komentarzu!
Nieustannie zapraszam też na moje social media – tam poznacie mnie bliżej 🙂
